L'université communique aux étudiants avant, ou au plus tard, en début de stage le nom et les coordonnées du tuteur enseignant chargé du suivi de leur stage. Il assure la liaison entre l'entreprise où s'effectue le stage et l'IUT.

Le stagiaire doit prendre contact par mail avec lui rapidement afin de lui donner vos coordonnées, planifier une visite et définir les modalités du suivi.

Dans la période de 2 semaines suivant le début du stage, le stagiaire doit remettre à son enseignant tuteur un document de présentation du stage qui précise :

• les références géographiques et administratives exactes du stage (lieu exact, plan d'accès, personnes à contacter avec email et téléphone, etc.),
• une proposition validée par le maître de stage en entreprise qui comporte au minimum :
  • une spécification du projet,
  • une identification des tâches à réaliser durant le stage (donc des délivrables),
  • un planning prévisionnel.

A la lecture de ce document, le tuteur enseignant pourra convenir avec le stagiaire de la remise de documents intermédiaires afin de suivre l'avancement du stage. La communication régulière du planning projet actualisé et d'un point d'avancement est une bonne solution.

La visite de l'enseignant tuteur doit lui permettre de s'assurer que le stage est bien engagé, que le sujet est correctement défini et correspond aux attentes des trois parties, étudiant, entreprise et IUT. C'est aussi l'occasion de prendre contact avec le responsable du stage dans l'entreprise. Si le stage se déroule hors du grand ouest ou de la région parisienne, la visite peut être remplacée par un contact téléphonique avec le responsable du stage et avec l'étudiant.

Cette visite a lieu si possible au début la seconde moitié du stage.

Lors de cette visite, l'enseignant transmet une fiche d'évaluation du stage au responsable du stage. Cette fiche doit impérativement être renvoyée à l'enseignant avant la soutenance.

Le rapport doit permettre d'évaluer le travail : il ne constitue pas un document technique pour l'entreprise. Il comporte une trentaine de pages, plus d'éventuelles annexes : éviter l'inflation.

Si l'entreprise impose une certaine confidentialité, le rapport pourra être composé de deux parties : un rapport public et une partie annexe, portant la mention «Confidentiel» sur la couverture, destinée aux seuls membres du jury de la soutenance (qui, alors, ne sera pas publique).

• Présentation de l'entreprise, du service dans lequel a été effectué le stage (maximum 3 pages) ;
• description précise du sujet du stage, évolution éventuelle par rapport au cahier des charges initial ;
• description du travail effectué, en précisant :
  • si un logiciel a été développé, s'il est installé, s'il est diffusé, s'il peut être amélioré,
  • les perfectionnements ou évolutions proposées ou réalisées par le stagiaire,
  • la formation acquise, le cas échéant, au cours du stage,
  • les documentations réalisées pour le personnel ou les clients de l'entreprise ;
• descriptifs techniques en annexe, si nécessaire.

Cet exemple, disponible dans les bibliothèques de l'UBS, donne une structure assez générique

Attention, il peut y avoir quelques différences de détail : par exemple, le rapport de stage au DUT informatique de Vannes place le résumé français / anglais en 4e de couverture (ainsi je n'ai pas besoin d'ouvrir concrètement le rapport pour savoir ce qu'il contient) ; le document de 2001 en lien indique de positionner en plus le résumé après la page de remerciements.

Par ailleurs vous trouvez de très nombreux exemples sur internet ici ou là … mais vous êtes tous capables de taper «rapport stage» sur Google .

En l'occurrence c'est votre rapport de stage qui nous intéresse … donc à vous d'y réfléchir par vous même, suffisamment tôt, en planifiant votre rédaction.

Comme tous les rendus attendus lors du stage, le rapport et tous les documents annexes doivent être téléchargés exclusivement au format PDF dans la zone de rendu mise à disposition des étudiants.

• Le rapport final sera déposé une semaine avant la fin du stage (date exacte précisée dans le calendrier).
• En outre, deux exemplaires papier du rapport doivent être envoyés ou déposés à l'IUT avant cette même date limite : un exemplaire pour l'enseignant-tuteur, un exemplaire pour le jury de la soutenance (à remettre à l'encadreur),

La soutenance est l'occasion de présenter en public le travail de stage réalisé ; c'est à ce moment que se fait l'évaluation du stage.

Le tuteur de stage en entreprise est invité à participer au jury de la soutenance s'il le souhaite (les frais de déplacement ne sont pas remboursés par l'IUT, mais le plus souvent, le repas de midi est offert).

C'est au stagiaire de planifier la soutenance dans les deux ou trois journées planifiée par l'IUT : il doit prendre contact avec le secrétariat du département au moins 15 jours avant les dates de soutenance en précisant le jour et l'heure souhaités.

Durée : 30 mn (20 mn d'exposé et 10 mn de questions) C'est un exposé oral du travail :

• décrire le cadre du stage : brève présentation de l'entreprise, du sujet du stage et du plan de l'exposé ;
• essayer de mettre en avant les caractéristiques du travail réalisé, de le valoriser, comme s'il s'agissait d'un entretien d'embauche ou de la vente du produit.